Apa Itu Invoice dan Apa Fungsinya?

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen keuangan resmi yang digunakan untuk mencatat dan mengatur transaksi bisnis antara penjual dan pembeli.

Dalam bahasa Indonesia, invoice juga dikenal dengan tagihan atau faktur.

Dokumen ini berisi rincian pembelian atau penjualan, misalnya seperti jumlah produk atau jasa yang dibeli, harga per unitnya, total biaya, tanggal transaksi, dan informasi penting lainnya.

Invoice biasanya dikeluarkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas produk atau jasa yang telah diberikan.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan catatan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.

Baca juga: Perencanaan Keuangan 101

Apa Saja yang Ada di Dalam Invoice?

Isi dari sebuah invoice dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan peraturan perpajakan yang berlaku di wilayah tersebut.

Namun, secara umum, berikut adalah beberapa informasi yang biasanya terdapat dalam sebuah invoice:

• Nomor Invoice: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi invoice secara individu. Nomor ini membantu dalam pelacakan dan pencatatan transaksi.
• Tanggal Invoice: Tanggal ketika invoice dikeluarkan. Hal ini membantu mengetahui kapan transaksi terjadi dan jatuh tempo pembayaran.
• Informasi Penjual: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pihak yang menjual produk atau jasa.
• Informasi Pembeli: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pihak yang membeli produk atau jasa.
• Deskripsi Produk atau Jasa: Rincian mengenai produk atau jasa yang dijual, termasuk kuantitas, nama produk atau jasa, nomor seri (jika berlaku), dan keterangan lain yang relevan.
• Harga per Unit: Harga untuk setiap unit produk atau jasa yang dibeli.
• Jumlah Total: Jumlah total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli, yang dihitung dari jumlah produk atau jasa yang dibeli dikalikan dengan harga per unit.
• Diskon atau Potongan Harga (jika ada): Jika ada diskon atau potongan harga yang diberikan kepada pembeli, informasi ini akan dicantumkan dalam invoice.
• Pajak (jika berlaku): Jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh pembeli, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau pajak lain yang berlaku sesuai hukum di wilayah tersebut.
• Jatuh Tempo Pembayaran: Tanggal batas akhir pembayaran. Pembeli diharapkan untuk membayar tagihan sebelum atau pada tanggal jatuh tempo ini.
• Metode Pembayaran: Informasi mengenai cara pembayaran yang dapat digunakan oleh pembeli, seperti transfer bank, kartu kredit, cek, atau metode pembayaran lainnya.
• Total Keseluruhan: Total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh pembeli, termasuk pajak dan diskon (jika berlaku).
• Syarat dan Ketentuan: Beberapa invoice mungkin mencantumkan syarat dan ketentuan tambahan mengenai pembayaran, pengiriman barang, atau kebijakan pengembalian.
• Informasi Tambahan: Informasi tambahan yang relevan, seperti nomor referensi, pesanan pembelian (jika ada), atau keterangan khusus lainnya.

Jenis Invoice

Secara umum, ada tiga jenis invoice yang sering digunakan dalam transaksi perusahaan:

1. Invoice Biasa: Invoice yang telah menjadi standar dan umum digunakan perusahaan dalam beragam transaksi. Biasanya berisi informasi penjualan.
2. Invoice Konsuler: Invoice ini biasanya digunakan dalam transaksi dengan individu atau perusahaan di luar negeri (perdagangan internasional).
3. Invoice Proforma: Invoice ini biasanya dikirim sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa dilakukan dalam transaksi internasional. Invoice ini secara umum berisi informasi penting seperti berat barang, tarif pengiriman, dan lain sebagainya.

Baca juga: Mengenal Biaya Operasional dalam Bisnis

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Invoice memiliki fungsi penting dalam menjaga operasional bisnis dapat berjalan dengan baik karena terkait dengan keluar-masuknya uang ke kas perusahaan.

Sebaliknya, invoice juga diperlukan pembeli sebagai bukti adanya transaksi yang perlu dibayar.

Berikut beberapa fungsi invoice yang perlu diketahui:

1. Pembukuan dan Akuntansi

Invoice menjadi bagian penting dalam pembukuan dan akuntansi bisnis. Dokumen ini membantu mencatat semua transaksi yang terjadi, baik pembelian maupun penjualan, sehingga memudahkan dalam pelacakan keuangan perusahaan.

2. Permintaan Pembayaran

Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran yang sah dari penjual kepada pembeli. Dengan memiliki invoice yang jelas dan rinci, pembeli akan lebih mudah memahami apa yang harus dibayarkan dan bagaimana cara melakukan pembayaran.

3. Pengingat Pembayaran

Bagi pembeli, invoice juga berfungsi sebagai pengingat pembayaran. Jika ada jatuh tempo pembayaran yang telah ditentukan, invoice akan mengingatkan pembeli untuk membayarkan tagihan tersebut tepat waktu dan menghindari keterlambatan pembayaran.

4. Basis untuk Klaim dan Garansi

Invoice juga dapat menjadi dasar untuk klaim atau garansi atas produk atau jasa yang dibeli. Jika terjadi masalah atau cacat pada produk atau jasa, pembeli dapat menggunakan invoice sebagai bukti pembelian untuk mengajukan klaim atau meminta garansi.

Apa Perbedaan Invoice dan Kwitansi?

Invoice adalah permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan, sedangkan kwitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan. Invoice mencatat rincian transaksi, sementara kwitansi mencatat jumlah uang yang telah diterima sebagai pembayaran.

Kedua dokumen ini memiliki peran yang berbeda dalam mengatur dan mengonfirmasi transaksi bisnis.

Baca juga: Mengenal Konsep Financial Liquidity dalam Bisnis

Download aplikasi Pluang untuk investasi Saham AS, emas, ratusan aset kripto dan puluhan produk reksa dana mulai dari Rp5.000 dan hanya tiga kali klik saja!

Dengan Pluang, kamu bisa melakukan diversifikasi aset dengan mudah dan aman karena seluruh aset di Pluang sudah terlisensi dan teregulasi. Ayo, download dan investasi di aplikasi Pluang sekarang!

Source: Kompas, Investopedia